Sport in Stuttgart

Die Stuttgarter Kickers und ihr neuer Workflow

Kevin Dicklhuber (Spieler mit der Nummer 10) beendet die Saison 22/23 mit 26 Toren und 9 Vorlagen

21. Juni 2023

Die Stuttgarter Kickers sind auf der Waldau zu Hause und sind vor allem durch ihre Arbeit im Fußballbereich bekannt. Eine Projektgruppe (welche insgesamt aus drei Gruppen besteht) der Hochschule der Medien Stuttgart hat es sich zur Aufgabe gemacht hinter die Kulissen zu schauen.

RuthSchopper

PaulKress

Content Management Systeme

Die erste der insgesamt drei Gruppen arbeitet mit Content Management Systemen (CMS). Ein CMS ist eine Software, die zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten wie Text, Bild/Video oder sonstigen Formen verwendet wird. Es ist eine benutzerfreundliche Software, mit der man auf Webseiten unkompliziert Inhalte hinzufügen kann. Das Ziel der Projektgruppe ist, die Workflows der Mitarbeiter von den Stuttgarter Kickers in bestimmten Bereichen des Vereins zu automatisieren oder zu vereinfachen. Die Projektgruppe hat sich für drei Themenfelder entschieden, bei denen sie im Verein eine Veränderung gestalten wollen: Das erste ist ein System, um den Lagerbestand von Klamotten visuell aufzuführen, das zweite ein Buchungssystem für Autos und das dritte ein System, um Krankmeldungen zu automatisieren. Das erste System für den Lagerbestand von Klamotten wie Trainingsanzüge oder Trikots erfasst den Lagerbestand und führt diesen übersichtlich auf. Das Programm, das hierzu verwendet wird, ist Microsoft Forms und Excel. Um den Überblick über alle Klamotten und die dazugehörigen Größen zu behalten ist es wichtig, eine Visualisierung vorzunehmen. Erfasst werden folgende Daten: Die Namen der ausgebenden Person und die des Empfängers, Funktion des Empfängers im Verein sowie die Kleidung, die ausgegeben wird, mit der dazugehörigen Größe.

Die Stuttgarter Kickers sind ein Fußballverein aus Stuttgart, der 1899 gegründet wurde und eine lange Tradition im deutschen Fußball hat. Die Kickers tragen ihre Heimspiele im GAZI Stadion auf der Waldau in Stuttgart aus. In ihrer Geschichte haben die Stuttgarter Kickers sowohl in den höchsten deutschen Spielklassen, als auch in den unteren Ligen gespielt. In den 1980er Jahren waren sie mehrere Spielzeiten in der 1. Bundesliga vertreten und erreichten dort ihre größten Erfolge. Letztes Jahr sind die Kickers in die Regionalliga Südwest aufgestiegen.

Das neue Auto Buchungssystem

Die zweite Gruppe hat sich darauf spezialisiert, die Buchung von Autos innerhalb des Vereins zu optimieren. Es gibt zwei Autos, die dafür verwendet werden können, um zu den Auswärtsspielen der Kickers zu gelangen. Das Problem ist folgendes: Es gibt ein Fahrtenbuch, in dem man angeben soll, wer gefahren ist, wie lange man gefahren ist usw. Das funktioniert leider nicht vertrauenswürdig, da nur wenige Personen wirklich ihre Daten angeben. Daher wird auch nicht die wirkliche Fahrt bezahlt. Das soll durch drei strategische Workflows verändert werden.

Krankmeldungen jetzt automatisch

Bei der dritten Gruppe konnten wir mit Michelle sprechen. Sie ist in dem Team, das sich mit der Automatisierung der Krankmeldungen auseinandersetzt. Um zu verstehen, was sie verändern wollen, muss man den aktuellen Stand bei den Stuttgarter Kickers kennen. Bei Verletzungen werden die Krankmeldungen aktuell von den Spielern der Kickers bei den Physiotherapeuten eingereicht. Bei Verletzungen, während dem Training oder Spiel muss ein Unfallbericht erstellt werden und dann manuell an die Lohnbuchhaltung geschickt werden. Bei diesem Vorgang entstehen oft Probleme und um diese zu verhindern, soll der Prozess für die Spieler, aber vor allem für die Mitarbeiter des Vereins vereinfacht und automatisiert. Aus vielen manuellen Schritten werden automatisierte Schritte. Das Konzept der Gruppe: Der Spieler reicht die Krankmeldung ein, das Dokument wird von den Physiotherapeuten gescannt und digital hochgeladen. Anschließend bekommt die Personalbuchhaltung direkt eine Benachrichtigung. Wenn das passiert ist, verschiebt die bearbeitende Buchhalterin die Krankmeldungen in den Ordner des besagten Spielers. Der Verein und der Spieler können dann jederzeit auf dieses Dokument zugreifen. Das führt zu einem kostengünstigen Vorgang und ist eine Digitalisierung, die für beide Parteien von Vorteil ist. Aus Gesprächen mit Michelle ist der theoretische Teil des Projekts fertig und muss nur noch in die Testphase gehen.

„Der theoretische Teil des Projekes ist ferig und jetzt geht es in die Praxistestphase“

Michelle Petersen

Die Mitarbeiter der Stuttgarter Kickers sind dann diejenigen, die es beurteilen müssen und eventuelles Feedback abgeben. Denn sie müssen am häufigsten damit arbeiten. Es ist ein sehr aktuelles Thema, da die Digitalisierung immer wichtiger wird und in allen Bereichen vieles erleichtern kann. Es bleibt also spannend, ob die Konzepte der 10 Studierenden von den Stuttgarter Kickers umgesetzt werden. Wir würden uns für sie freuen und es würde auch sehr viel Sinn ergeben veraltete Arbeitsschritte zu erneuern. Im Gegenzug bekommt die Gruppe freien Eintritt zu den Spielen der Stuttgarter Kickers. Coole Sache wie wir finden.

Wenn ihr noch mehr von der spannenden Projektarbeit erfahren wollt, dann verpasst auf keinen Fall die Media Night am 29.06.2023 an der HDM.